Artikel 1 :

Managemen perkantoran

A. Karakteristik administrasi perkantoran.

1. Bersifat memberi pelayanan.
Bersifat memberi pelayanan, artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif (tugas-tugas pokok organisasi) dalam mencapai tujuan organisasi dan memberikan pelayanan untuk membantu orang-orang lain dalam mengerjakan pekerjaannya secara lebih efektif. Dengan mempergunakan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Contohnya:
a. Bagian penjualan dibantu dalam pekerjaan menjual produk.
b. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.
c. Bagian produksi dibantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah

2. Bersifat terbuka dan luas.
Bersifat terbuka dan luas,artinya memberikan kemudahan atau meringankan di dalam melakukan aktifitas pekerjaan kantor,karena pekerjaan kantor merupakan media yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi (perusahaan ). Misalnya :
1. Memudahkan dalam usaha-usaha menambah output.
2. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai-pegawai.
3. Memudahkan dalam pembelian bahan.
4. Memudahkan dalam membayar upah/gaji.
5. Memudahkan komunikasi dengan orang lain,baik yang ada di dalam maupun diluar organisasi.

3.Bersifat merembet ke segenap bagian organisasi (adanya pemencaran pekerjaan ).
Bersifat merembet ke segenap bagian organisasi (adanya pemencaran pekerjaan), artinya pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian,tetapi dikerjakan dalam tiap tiap bagian dari sebuah perusahaan. Pekerjaan ini akan merembet dari pucuk pimpinan tertinggi sampai ke satuan kerja terbawah, dan dalam pelaksanaannya dapat mencapai segala tempat dan tidak terbatas dalam lingkungan kantor, tetapi juga sampai di luar kantor yang bersangkutan.

4. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi artinya semua akibat pekerjaan kantor yang terpecah dan merembet ke setiap bagian,maka pekerjaan kantor itu akan dilakukan atau dilaksanakan oleh semua orang yang dalan setiap organisasi,dan tidak akan menjadi monoli kelompok karyawan tertentu,tetapi dikerjakan secara bersama-sama dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Misalnya, mulai dari pejabat pempinan tertinggi sampai kepada pejabat terendah,bahkan pegawai terbawah pun akan dapat melakukan pekerjaan tersebut, tanpa mengubah kedudukan dan tugas pokok mereka masing- masing.
Contoh pekerjaan, seorang mandor pabrik,ia dapat mengerjakan pekerjaan kantor dengan mencatat para pekerja yang melembur tanpa mengubah tugas pokoknya.

B. Asas- Asas manajemen perkantoran
Ada tiga macam asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor,yaitu sebagai berikut :

1. Asas sentralisasi(pemusatan).

Asas sentralisasi (pemusatan) yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor padabagian kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal) dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.

Pelayanan kantor yang dapat dipustakan(sentralisasi ) diantaranya :
a.Surat masuk dan keluar.
b. Metode dan media komunikasi (telepon dan telegram.)
c. Penerimaan tamu.
d. Penggandaan warkat (fotokopi).
e. Penyimpanan arsip.

Asas sentralisasi ini mempunyai kebaikan,yaitu sebagai berikut:
1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seseorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
2. Mesin mesin kantor dapet didayagunakan sepenuhnya.
3. Keragaman dapat dicapai (metode metode pekerjaan dapat di terapkan secara cepat dan seragam).
4. Latihan- latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan.

Kerugian asas sentralisasi,adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan kantor yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian.
2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit belit.
3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi .
4. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat.
5. Lambat dalam pelaksanaan tugas, sebab dengan memusatkan semua pekerjaan kantor maka tidak mungkin untuk menampung semua, sehingga pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat akan mengalami kelambatan atau tertunda.

2. Asas Desentralisasi ( Asas Penyebaran).

Asas desentralisasi (asas penyebaran) , yaitu asas pemencaran atau penyebaran di mana masing-masing bagisan pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri.
Kebaikan sistem desentralisasi ini adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian atau unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu

Artikel 2

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Asal Usul Istilah Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan pekerjaan Tata Usaha kantor) Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad = pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya)

Pengertian Administrasi

Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani”

Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sempit

2. Administrasi dalam pengertian luas

Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

1. Proses

2. Fungsi atau Tugas

3. Kepranataan/Institusi

.Beberapa Definisi Administrasi

Pada saat ini administrasi telah berkembang menjadi cabang ilmu pengetahuan tersendiri yang sejajar dengan ilmu pengetahuan sosial lainnya. Definisi administrasi terus berkembang seiring dengan berkembangannya ilmu pengetahuan dan teknologi. Definisi-definisi dapat dibedakan menurut para penulis Indonesia maupun penulis asing, sebagai berikut :

1. Definisi Menurut Penulis Indonesia

The Ling Gie

Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”

Sutarto

Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”

Sondang P Siagian

Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan”

Definisi Menurut Penulis Asing

Leonard D. White

Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White mendefinisikan : “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok Negara (swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil)”.

William H. Newman

Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama”.

Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran.

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;

Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines) Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records) Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls) Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

TYPING MASTER PRO (Mengetik 10 Jari)

1. Pengertian.

Typing Mater Pro adalah sebuah software yang dapat melatih kecepatan mengetik kita. Dengan software ini, kita dapat menjadi seorang typing yang handal. Typing Master ini dapat membantu Kita yang ingin belajar mengetik sepuluh jari tanpa melihat tombol keyboard. Selain itu, software/aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai macam permainan untuk meningkatkan kecepatan mengetik Kita di setiap sesi pelajaran. Selain itu kita dapat melatih kemampuan mengetik kita dengan teks yang telah disediakan serta dapat melihat hasil kemampuan mengetik kita kemudian mencetaknya, sehingga Kita memiliki Ijazah mengetik sendiri dari kecepatan, keakuratan, dan durasi waktu yang digunakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :

1. Konsentrasi

2. Kuasai Bahasa Inggris

3. Santai, jangan terburu-buru

4. Pelajari setiap hari

Mengetik 10 jari dikenal juga dengan touch typing. Artinya, Kita mengetik menggunakan 10 jari tanpa melihat papan keyboard.Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh seorang pengajar mengetik yang bernama Frank Edward McGurrin. McGurrin mulai dikenal publik setelah berhasil meraih juara pengetikan. Lomba mengetik tersebut diadakan pada tahun 1888 di Ohio, Amerika Serikat. Setelah langkah pertama praktek mengetik adalah mengerti posisi awal (finger positions atau home row), sekarang kita bahas teknik menghafal tombol dan jari. Perhatikan susunan tombol untuk mengetik pada gambar di bawah ini. Cobalah mulai menghafalkannya.

Buka kedua tangan Kita lalu lihat setiap jari satu per satu dimulai dari kelingking kiri. Sambil melihat jari, ucapkan huruf (karakter) pada jari tersebut.

Lakukan selama minimal 5 menit. Contoh: Lihat jari mulai dari kelingking kiri. Ucapkan huruf: Q A Z. Lanjutkan dengan jari keempat kiri. Ucapkan W S X. Demikian seterusnya. Lakukan pada jari di tangan kiri dan tangan kanan selama 5 menit. Kita dapat melihat gambar di bawah ini sebagai bantuan.

Mungkin sebagian besar orang menganggap kemampuan mengetik 10 jari adalah hal yang sepele, padahal kemampuan mengetik adalah hal yang utama. Apalagi jika aktivitas sehari-hari kita berhubungan dengan pengetikan misalnya seperti Skripsi, Pembuatan laporan, Surat atau Email, Pemrograman, dan Artikel (khususnya buat teman-teman yang punya blogseperti saya). Sangat disayangkan jika teman-teman yang sering menggunakan komputer tetapi masih memiliki kemampuan mengetik yang pas-pasan.

Cara Mengetik 10 Jari Pada Komputer

Sosmiadi.com - Cara Mengetik 10 jari menggunakan keyboard qwerty sambil melihat satu persatu huruf yang akan diketik memang sangat melelahkan, sampai-sampai kita saja bisa malas buat mengetik seperti itu terus. Untuk mengatasi hal yang melelahkan ini sebaiknya Anda belajar bagaimana cara mengetik 10 jari. Sebetulnya berlatih mengetik 10 jari itu tidak sulit, kita hanya membutuhkan caranya dan berlatih mengetik sesering mungkin. Saya dulu cara mengetiknya masih satu persatu alias 3 jari, tapi berkat latihan teknik mengetik 10 jari menggunakan mesin ketik manual, jadi kebiasaan sampai sekarang walau sekarang kita sudah beralih ke papan ketik elektronik seperti komputer, yang penting bagaimana Anda tau teknik cara mengetik 10 jari, seperti bagaimana posis letak jari-jari tangan Anda.

Oke untuk awalnya anda harus tau posisi awal jari ditempatkan. Berikut posisi awal jari ditempatkan :

Berikut ini urutan posisi penempatan jari:

Tangan Kiri

Jari Kelingking :
Baris Pertama = ‘ dan 1
Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis :
Baris Pertama = 2
Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah :
Baris Pertama = 3
Baris Kedua = E
Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 4 dan 5
Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 6 dan 7
Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah :
Baris Pertama = 8
Baris Kedua = I
Baris Ketiga = K
Baris Keempat = ,

Jari Manis :
Baris Pertama = 9
Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .

Jari Kelingking :
Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = , ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan.

Fungsi Jempol kiri dan kanan adalah untuk space bar

Untuk melatih jari adalah dengan belajar mengetik huruf secara kontinue dengan jari sesuai dengan fungsinya contoh :
Dengan membiasakan jari kelingking dengan mengetik huruf : a a a a a a a a a dst(tidak dengan menekan terus tapi menekan dengan masing masing 1 hentakan ) maka lama-lama jari akan terbiasa.

Posisi mengetik adalah 50 cm dari layar monitor, dengan letak naskah lebih bagus disebelah kanan atau kiri dengan posisi berdiri (buat papan untuk naskah dengan jepitan) sehingga daerah mata dan pangkal leher tidak cepat pegal.

Posisi pangkal jari tangan tidak boleh menempel meja atau keyboard karena akan mempengaruh otot-otot di pundak, harus rileks dengan posisi menggantung.

Karakteristik jari

Masing-masing jari kita memiliki karakteristik-karakteristik tersendiri. Ibu jari merupakan jari yang paling kuat, namun tidak mempunyai jangkauan yang panjang dan hanya mempunyai ruang bebas kebagian samping telapak tangan.

Diantara keempat jari yang lain, jari telunjuk merupakan jari yang paling mudah kita gerakkan dan mempunyai kekuatan paling besar untuk menekan, sehingga tidak heran jika dalam sistem mengetik 10 jari, jari telunjuk mempunyai tugas untuk menekan tombol yang paling banyak.

Dibanding jari telunjuk, jari tengah memang lebih sulit untuk digerakkan,namun jari tengah masih dapat dilatih dengan cepat.

Jari manis adalah jari yang sukar digerakkan, lebih sulit dari jari telunjuk dan jari tengah, sehingga sering kali, membutuhkan waktu yang lama untuk merespon perintah untuk menekan tombol tertentu .

Jari kelingking merupakan jari yang paling lemah dalam menekan tombol keyboard. Kita dapat melatih kekuatan jari kelingking dengan cara sering menekan-menekan jari tersebut.

Langkah-langkah latihan mengetik

Untuk menjadi seorang yang mahir mengetik cepat dengan mengetik sistem 10 jari dibutuhkan latihan. Ada beberapa tahap latihan mengetik sistem 10 jari:

1. Menempatkan posisi jari di tombol keybord

Menempatkan posisi jari ditombol keyboard dengan benar merupakan langkah awal yang harus dilakukan dengan benar. Anda harus menempatkan jari yang benar di tombol yang benar sesuai dengan ketentuan letak jari seperti yang sudah dibahas sebelumnya.

Seluruh jari harus menempel di tombol keyboard dengan tekanan yang sama di setiap tombol keyboard. Telapak tangan tidak boleh menempel di keyboard ataupun diatas meja. Bila telapak tangan menempel di meja atau di keyboard, maka kita akan kesulitan untuk memindahkan jari dari satu tombol ke tombol yang lain.

2. Melatih sebuah jari menekan tombol tertentu

Langkah kedua adalah melatih sebuah jari untuk menekan tombol tertentu. Misalnya melatih jari tertentu untuk menekan tombol huruf J. Untuk melatih jari telunjuk menekan tombol J, tekanlah tombol J kemudian tekan spasi dengan ibu jari, kemudia tekan lagi tombol J, spasi, demikian seterusnya sampai kita telah mengetik huruf J satu halaman penuh. Latihan tersebut juga akan melatih kita untuk menghafal letak huruf –huruf di keyboard.

3. Melatih kombinasi jari

Setelah berlatih menggunakan jari tertentu untuk menekan tombol-tombol tertentu, maka selanjutnya adalah melatih jari untuk menekan kombinasi tombol, misalnya melatih menekan kombinasi huruf JKFD.

4. Melatih membuat kata

Tahap selanjutnya adalah melatih tangan untuk mengetik sebuah kata secara berulang-ulang, misalnya mengetik kata “rajin” secara berulang-ulang.

5. Mengetik kalimat

Setelah kita mahir mengetik kata, maka kita dapat melanjutkan untuk mengetik kalimat. Ketiklah kalimat-kalimat tertentu, misalnya, “kami sudah berbuat sebelum yang lain memikirkannya”.

Pada saat mengetik kalimat, kita harus tetap disiplin untuk tidak menggunakan jari yang gampang digunakan untuk menekan tombol-tombol keyboard yang bukan tugasnya. Kita harus tetap menggunakan jari yang benar untuk menekan tombol yang benar sesuai dengan ketentuan yang sudah dibahas sebelumnya.

6. Melatih kecepatan mengetik

Selanjutnya adalah melatih kecepatan mengetik. Kecepatan kita mengetik sangat tergantung pada kemampuan kita menerapkan dasar mengetik pada langkah-langkah sebelumnya. Bila kita sudah melatih langkah-langkah diatas dengan benar, maka dengan sedikit latihan kita akan dapat mengetik dengan cepat.

Langkah –langkah latihan mengetik 10 jari

Untuk menjadi seorang yang mahir mengetik cepat dengan mengetik sistem 10 jari membutuhkan latihan. Ada berapa tahap latihan mengetik sistem 10 jari sebagai berikut :

1.menempatkan posisi jari di tombol keyboard

menempat ke tombol posisi jari di keyboard dengan benar merupakan langkah awal yang harus dilakukan dengan benar. Kamu harus menempatkan jari yang benar ditombol yang benar sesuai dengan ketentuan letak jari seperti sudah dibahas sebelumnya.

Seluruh jari harus menempel di tombol keyboard dengan tekanan yang sama disetiap tombol keyboard. Telapak tangan tidak boleh menempel dimeja atau keyboard, kita akan kesulitan untuk memindahkan jari dari satu tombol ketombol lain nya .

2.melatih semua jari menekan tombol tertentu

langkah kedua adalah melatih sebuah jari untuk menekan tombol tertentu, misalnya melatih jari telunjuk untuk menekan tombol J. Untuk melatih jari telunjuk menekan tombol J, tekan lagi tombol J kemudian tekan spasi dengan ibu jari, kemudian tekan lagi tombol J, spasi, demikian seterusnya sampai kita telah mengetik huruf J satu halaman penuh. Latihan tersebut akan melatih kita untuk menghafal letak huruf-huruf di keyboard.

3.melatih kombinasi jari

setelah berlatih menggunakan jari tertentu untuk menekan tombol-tombol tertentu, selanjutnya adalah melatih jari untuk menekan kombinasi tombol, misalnya melatih menekan kombinasi huruf JKFD.

4.melatih membuat kata

tahap selanjutnya adalah melatih tangan untuk mengetik sebuah kata secara berulang, misalnya mengetik kata “Rajin” secara berulang-ulang.

5.mengetik kalimat

setelah kita mahir mengetik kata, kita dapat melanjutkan untuk mengetik kalimat secara berulang.

6.melatih kecepatan mengetik

selanjutnya adalah melatih kecepatan mengetik. Kecepatan kita mengetik sangat tergantung pada kemampuan kita menerapkan dasar – dasar tersebut pada langkah-langkah sebelumnya. Bila kita sudah melatih langkah-langkah tersebut dengan benar, dengan sedikit latihan kita akan mengetik dengan cepat.

Sikap Duduk yang Benar Saat Berada di Depan Komputer

Posisi Duduk yang Baik

1. Posisi paha sebaiknya horizontal sejajar dengan lantai tempat

Kamu bekerja.

2. Telapak kaki menapak ke lantai

3. Bantalan pada kursi sebaiknya da[at menopang punggung Kamu

yang bawah, sehingga punggung dapat tetap tegak.

4. Jangan menggunakan posisi duduk yang sama saat Kamu bekerja

terlalu lama, ubahlah sesekali.

5. Jangan membungkuk, rileks dan nikmati.

Posisi Monitor yang Tepat

1. Usahakan tidak ada penghalang antara mata dengan monitor

yang dapat menyebabkan monitor tidak dapat dilihat dengan

baik.

2. Atur kecerahan dan ketajaman gambar sesuai dengan kebutuhan

mata Kamu.

3. Posisi monitor jangan sampai memantulkan cahaya yang dapat

menggangu konsentrasi Kamu saat berada di depan layar

4. Atur posisi monitor sejajar atau sedikit dibawah mata.

Posisi Meja Komputer

1. Taruhlah keyboard dan mose dengan posisi yang dapat membuat

lengan Kamu rileks

2. Usahakan posisi meja dengan siku membentuk sudut 90 derajat

3. Pada saat mengetik usahakan posisi lengan Kamu pada posisi yang tepat dan dapat menjangkau mose

Artikel 3

Definisi Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

a. Menurut Gie (2007: 3) yaitu :

“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete ”.

(Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ).

b. Menurut Mills (2001:4) yaitu:
Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni :

a. Menghimpun

yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b. Mencatat

Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan pita rekaman.

c. Mengelola

Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.

d. Mengganda

Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim

Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.

f. Menyimpan

Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.

Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

Planning (Perencanaan)

Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8)
Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)
Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)
Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11)

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu :

Fungsi Rutin

Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari.
Fungsi teknis

Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi.
Fungsi Analisis

Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan.
Fungsi Interpersonal

Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
Fungsi Manajerial

Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.

perkantoran 1

Laman

Rabu, 25 Januari 2017

Artikel perkantoran ARSITA